Obowiązkowy system KSeF.   

Co, kiedy i dlaczego każdy przedsiębiorca powinien znać?

Sejm naszego państwa uchwalił ustawę wprowadzającą obowiązkowe raportowanie wystawionych faktur w systemie KSeF.

Co to jest KSeF?

Ustawodawca narzuca obowiązek wysyłania do rejestru Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF) wszystkich wystawionych faktur. Można je będzie również wystawić bezpośrednio z systemu KSeF. Należy mieć na uwadze, że ręcznie wystawiane dokumenty sprzedaży NIE będą już ważnym dokumentem sprzedaży.

Kiedy będzie to obowiązywać?

Jeżeli na etapie legislacyjnym nic się nie zmieni, fakturowanie za pośrednictwem systemu KSeF stanie się obowiązkowe od:

• Od 1 lutego 2026 roku – wszystkie firmy, których przychód w roku 2025 przekroczył 200 milionów złotych. Życzymy naszym klientom takich przychodów!
• Od 1 kwietnia 2026 roku – pozostałe firmy, za pewnymi wyjątkami.
• Od 1 stycznia 2027 roku – mikroprzedsiębiorstwa, których miesięczny przychód w 2026 roku nie przekroczy 10000zł brutto.
• Do końca 2026 roku – nie będą stosowane kary za błędy w wystawianiu dokumentów w KFeF.
• Do końca 2026 roku – będzie można jeszcze wystawiać faktury z NIP w kasach fiskalnych.

Dlaczego?

Jak zwykle, nasz ustawodawca twierdzi, że celem jest uszczelnienie tak zwanej luki VAT. Szacuje się, że pozwoli to na zwiększenie wpływów do budżetu państwa o 10 mld złotych rocznie. Jest to dość dziwne, ponieważ od wielu lat funkcjonuje obowiązek wysyłania zestawień faktur VAT w plikach JPK. KSeF jest właściwie analogiczny rozwiązaniem, zatem należy zadać pytanie, dlaczego Ministerstwo Finansów zmusza przedsiębiorców do wdrożenia nowego systemu informatycznego, który ma zastąpić obowiązujący?

Nie potrafię tego logicznie wytłumaczyć. Oczywiście wiadomo, że urząd chce mieć pełną wiedzę o naszych przedsiębiorstwach – kto, co, komu i za ile. Pozostaje nam liczyć na szczelność i systemy ochrony serwerów Krajowej Administracji Skarbowej, gdyż wszelkie dane o naszych transakcjach będą przechowywane w systemach informatycznych tego urzędu. Jeśli zawiedzie „czynnik ludzki” nasze transakcje przestaną być tajemnicą handlową przedsiębiorstwa. Przykre jest to, że sami musimy sfinansować wszelkie modyfikacje informatyczne potrzebne do wdrożenia systemów sprzedaży do KSeF.

Istotne fakty:

• Dokumenty przesłane do KSeF będą przechowywane w systemie ministerstwa przez 10 lat.
• Faktura wystawiona w dowolnym programie będzie musiała otrzymać dodatkowy numer z KSeF. Dopiero wtedy będzie ona oficjalnym dokumentem sprzedaży.
• Po pełnym wprowadzeniu KSeF nie będzie potrzeby przesyłania dokumentów klientom – wszystkie faktury będą dostępne w ich skrzynkach odbiorczych, z których będzie można je pobrać.
• Wystawianie faktur będzie wymagało posiadania komputera, odpowiedniego programu do fakturowania oraz stałego dostępu do Internetu. W razie potrzeby chętnie polecimy sprawdzony program do fakturowania, oferowany przez firmę z Wrocławia.
• W przypadku braku dostępu do sieci będzie można skorzystać ze specjalnego trybu „offline24”, pozwalającego na wystawianie dokumentów sprzedaży podczas awarii łącz sieciowych.

Wdrożenie systemu KSeF w przedsiębiorstwie może być skomplikowane, ale personel naszej Kancelarii przeciera szlaki – aktywnie zdobywa wiedzę o konfiguracji systemu, poznaje zasady, aby ominąć pułapki. Wszystko po to, aby pomóc naszym klientom.

Można samodzielnie poćwiczyć system KSeF na stronie Ministerstwa Finansów:

• Chcesz sprawnie wdrożyć KSeF w swojej firmie? Skontaktuj się z nami – pomożemy krok po kroku!
• Masz pytania dotyczące KSeF? Napisz do nas, rozwiejemy wszelkie wątpliwości.

P.S. Pewne obawy budzi fakt, że nie będzie kontroli nad tym kto nam wystawia fakturę i wysyła do rejestru e-Faktur. Będzie to wymagało dodatkowej kontroli dokumentów zakupowych ze strony przedsiębiorcy, ponieważ bezpośrednie wysłanie ich do księgowości lub co gorsza do działu płatności może spowodować straty. Jest to otwarta furtka do nadużyć.